La retención de IRPF en la nómina, paso a paso

En la nómina, el IRPF aparece como una sola línea: un porcentaje y un importe. Ese porcentaje no lo decide la empresa, no sale de la tabla de tramos que circula cada primavera y no cambia cuando cobras una paga extra. Sale de un procedimiento cerrado que la Agencia Tributaria publica entero, en pseudocódigo, cada ejercicio. Aquí lo traducimos y lo aplicamos a dos casos completos.

Qué es exactamente la retención

La retención de IRPF es un pago a cuenta. La empresa no te está cobrando un impuesto: está ingresando en Hacienda, en tu nombre y cada trimestre, una parte de lo que previsiblemente te tocará pagar por la renta de este año. En junio del año siguiente se hace la cuenta definitiva en la declaración y se ajusta la diferencia.

De ahí salen dos consecuencias que conviene tener claras antes de seguir:

• Una retención alta no significa pagar más impuestos, sino adelantar más. Una retención baja no significa pagar menos: significa que la diferencia llegará después.
• El objetivo del sistema es que la retención se parezca lo más posible a la cuota final. Cuando se desvía mucho, casi siempre es porque el algoritmo trabajó con datos incompletos.

El algoritmo oficial, en siete pasos

La Agencia Tributaria publica cada año un documento llamado Algoritmo de cálculo del tipo de retención. Es el mismo procedimiento que usa el programa de nóminas de tu empresa. Estos son sus siete pasos, con el nombre técnico de cada magnitud entre paréntesis para que puedas seguirlo en el documento original.

1. Retribución íntegra anual prevista (RETRIB). La empresa estima cuánto te va a pagar en todo el año natural: salario, complementos fijos, pagas extra y las variables que pueda prever. Es una previsión, no un dato cerrado, y por eso se puede regularizar más tarde.
2. Gastos deducibles (GASTOS). Se restan tus cotizaciones a la Seguridad Social del año más 2.000 € en concepto de "otros gastos". Ese importe se duplica por movilidad geográfica y sube hasta 7.750 € para trabajadores activos con discapacidad reconocida.
3. Reducción por obtención de rendimientos del trabajo (RED20). Es la reducción del artículo 20 de la Ley del IRPF y solo se aplica a rendimientos netos por debajo de 19.747,50 €. Puede llegar a 7.302 € y decrece por tramos hasta desaparecer. Es la razón de que los sueldos bajos tengan retenciones tan pequeñas.
4. Base para calcular el tipo (BASE). Rendimiento neto menos los 2.000 € de otros gastos, menos la reducción del artículo 20 y menos otras reducciones específicas (pensionista de la Seguridad Social, más de dos descendientes, desempleado que acepta un trabajo que exige mudarse, pensión compensatoria al cónyuge fijada judicialmente).
5. Cuota 1. Se aplica la escala de retención a esa base.
6. Cuota 2. Se aplica la misma escala a tu mínimo personal y familiar (MINPERFA): 5.550 € de mínimo del contribuyente más lo que corresponda por hijos, ascendientes y discapacidad. Este es el paso que casi nadie explica y el que hace que tener hijos baje la retención.
7. Tipo de retención. Cuota 1 menos Cuota 2 da la cuota de retención. Esa cuota dividida entre la retribución íntegra anual, en porcentaje y truncada al segundo decimal, es tu tipo. Se aplica igual a todas las nóminas del año.

La escala de retención de 2026

Ejemplo 1: 28.000 € brutos, soltero y sin hijos

Contrato indefinido, 2.000 € brutos al mes en 14 pagas, 35 años, sin hijos ni ascendientes a cargo, sin discapacidad, sin préstamo de vivienda. Es la situación familiar 3 del algoritmo (la residual: quien no es monoparental ni tiene cónyuge sin rentas).

Con ese tipo, la nómina de un mes corriente queda así. La base de cotización incluye la prorrata de las pagas extra, por eso es mayor que el bruto del mes; la base de IRPF, en cambio, es el bruto de ese mes.

Ejemplo 2: el salario mínimo de 2026 sí soporta retención

Este caso merece detenerse. El salario mínimo interprofesional de 2026 es de 1.221 € al mes en 14 pagas, es decir 17.094 € anuales. La pregunta que se hace mucha gente en enero es si ese sueldo tributa.

El artículo 81 del Reglamento del IRPF fija un cuadro de límites excluyentes: por debajo de esos importes anuales no se practica retención alguna. Este es el cuadro vigente, tal y como lo recoge el algoritmo de 2026:

Con 17.094 € anuales, una persona soltera y sin hijos está en situación 3 y supera el límite de 15.876 €. No queda excluida. Lo que ocurre entonces es que entra en juego un segundo mecanismo de contención, el límite del 43 % del artículo 85.3 del Reglamento: para retribuciones de hasta 35.200 €, la cuota de retención no puede superar el 43 % de lo que exceda del límite excluyente. Es un tope diseñado para que cruzar el umbral no provoque un salto brusco.

Resultado: unos 37,36 € de IRPF en cada una de las catorce pagas, frente a 92,59 € de Seguridad Social. El líquido mensual queda en torno a 1.091,04 €.

Qué hace subir y bajar tu tipo

Ordenado por impacto real, de mayor a menor, sobre un sueldo medio:

Obsérvese el detalle que suele sorprender: los mínimos por hijos no se restan de la base, sino que aumentan la Cuota 2, que es lo que se resta de la cuota. Por eso su efecto sobre el tipo es menor de lo que su importe sugiere, y por eso ese efecto es mayor cuanto más bajo es el sueldo.

El modelo 145: el documento que casi nadie actualiza

La empresa no puede adivinar tu situación familiar. La conoce porque tú se la comunicas en el modelo 145, la "comunicación de datos al pagador". Ese formulario es el único canal oficial y tiene tres reglas que conviene conocer:

• Se firma al entrar en la empresa y no caduca. Si nunca lo actualizas, el cálculo se sigue haciendo con los datos del primer día.
• Los cambios que reducen la retención (un hijo nuevo, un ascendiente a cargo) surten efecto cuando los comunicas, no con carácter retroactivo. Comunicar en noviembre el nacimiento de marzo deja ocho meses de retención de más.
• Los cambios que aumentan la retención sí son obligatorios de comunicar, y en un plazo: diez días desde que se producen.

Regularizaciones: por qué el tipo cambia a mitad de año

El Reglamento enumera once causas de regularización. Las que verás en la práctica son cuatro:

• Variación de la retribución prevista. Una subida salarial, un bonus que no estaba previsto, una comisión extraordinaria. La empresa recalcula con la nueva previsión.
• Variación del mínimo personal y familiar. Un hijo que cumple 25 años deja de computar. Un nacimiento lo aumenta.
• Cambio de situación familiar 2 a 3. El cónyuge empieza a obtener rentas superiores a 1.500 € anuales.
• Incorporación a mitad de año. La retribución prevista es solo la de los meses que quedan, lo que suele producir tipos bajos el primer año y sustos en la declaración cuando hubo un empleo anterior.

Cuando se regulariza, el algoritmo no reparte el ajuste en todo el año: calcula la retención total que debería haberse practicado, resta lo ya retenido y divide el resto entre las nóminas que quedan. Regularizar en octubre concentra el ajuste en tres nóminas.

Cinco comprobaciones sobre tu propia nómina

1. El tipo es el mismo todos los meses. Si varía de una nómina a otra sin que haya habido regularización, hay un error de configuración.
2. El importe cuadra. Base de IRPF del mes × tipo ÷ 100. Si no cuadra al céntimo, comprueba si hay algún concepto exento incluido por error en la base.
3. La base de IRPF no es igual a la de cotización. Son magnitudes distintas: la de IRPF incluye las percepciones en especie y excluye las exentas; la de cotización lleva la prorrata de pagas extra. Coincidirán pocas veces.
4. Multiplica por doce o por catorce. Suma el IRPF retenido de todo el año y compáralo con tu bruto anual × tipo. Debe coincidir.
5. Contrástalo con el certificado de retenciones. La empresa está obligada a entregarlo antes del inicio de la campaña de la renta. Si no encaja con la suma de tus nóminas, reclámalo por escrito antes de declarar.

Si detectas un desajuste, el siguiente paso está en errores frecuentes en la nómina, donde explicamos qué reclamar y en qué plazo.